Politique de confidentialité

Sovoiaroom (ci-après « je » ou « nous ») exploite une boutique en ligne et accorde une attention particulière à la confidentialité des informations communiquées lors de l’utilisation du site, d’une commande ou d’une demande adressée à notre service client. La présente politique explique les informations que nous pouvons recueillir, leurs finalités, leur durée de conservation et les choix dont vous disposez concernant leur utilisation.

1. Champ d’application de la Politique de confidentialité

La présente Politique de confidentialité s’applique aux informations traitées lorsque vous consultez notre site, passez une commande, effectuez un paiement, demandez le suivi d’une commande ou contactez notre service client.

Selon les fonctionnalités que vous utilisez, les informations concernées peuvent comprendre :

Vos nom et prénom.
Votre adresse de facturation et votre adresse de livraison.
Votre adresse e-mail.
Votre numéro de téléphone [facultatif].
Les informations relatives à votre commande, notamment le numéro de commande, les produits commandés, les montants correspondants et l’état du paiement.
Les informations nécessaires au traitement et au suivi de la livraison.
Les informations que vous choisissez de nous communiquer lors d’une demande adressée au service client.
Certaines données techniques nécessaires au fonctionnement, à la sécurité et à l’amélioration du site, telles que l’adresse IP, le type de navigateur, le type d’appareil, les pages consultées ainsi que la date et l’heure des opérations réalisées sur le site.

Nous cherchons à limiter la collecte aux informations réellement nécessaires aux finalités décrites dans la présente politique.

2. Collecte des informations et Politique relative aux cookies

Certaines informations nous sont fournies directement lorsque vous remplissez un formulaire, passez une commande, renseignez une adresse de livraison ou contactez notre service client.

D’autres informations techniques peuvent être recueillies au moyen de cookies ou de technologies similaires lorsque cela est nécessaire au fonctionnement du site ou lorsque vous avez préalablement donné votre autorisation.

Les cookies peuvent notamment servir à :

Assurer les fonctions indispensables du site et permettre le déroulement correct d’une commande.
Mémoriser les choix relatifs aux cookies.
Mesurer, lorsque vous l’avez autorisé, l’utilisation de certaines pages afin de comprendre leur fonctionnement et d’en améliorer la présentation.
Contribuer à la sécurité du site, à la détection d’activités inhabituelles et à la prévention de la fraude.

Les cookies strictement nécessaires au fonctionnement d’un service expressément demandé peuvent être utilisés sans autorisation préalable lorsque leur finalité l’exige. Les autres cookies nécessitant votre accord ne sont activés qu’après un choix positif de votre part.

Vous pouvez accepter ou refuser les cookies soumis à autorisation et modifier ensuite votre décision. Pour connaître leurs catégories, leurs finalités, leur gestion et leurs durées de conservation, consultez notre Politique relative aux cookies.

3. Utilisation et partage des informations

Nous utilisons les informations recueillies uniquement pour des finalités déterminées et liées au fonctionnement de notre boutique en ligne.

Elles peuvent notamment être utilisées pour :

Enregistrer, vérifier, préparer et exécuter une commande.
Traiter le paiement et établir les informations de facturation correspondantes.
Organiser la livraison et permettre le suivi de la commande.
Répondre aux questions, demandes de retour, d’échange, de remboursement ou autres demandes adressées au service client.
Prévenir les opérations frauduleuses et protéger la sécurité du site et des commandes.
Assurer la tenue des documents nécessaires à nos activités administratives, comptables et fiscales.
Améliorer le fonctionnement, la stabilité et l’utilisation du site à partir des informations nécessaires ou préalablement autorisées.
Envoyer une lettre d’information ou des communications commerciales lorsque vous avez expressément choisi de les recevoir.

Nous pouvons transmettre uniquement les informations nécessaires aux prestataires qui interviennent directement dans l’exécution d’une fonction demandée, notamment les services de paiement, les transporteurs et les prestataires techniques nécessaires au fonctionnement sécurisé du site.

Ces destinataires ne reçoivent que les informations nécessaires à la mission concernée. Nous ne vendons pas les données personnelles communiquées dans le cadre d’une commande ou de l’utilisation de notre site.

Des informations peuvent également être conservées ou communiquées lorsqu’une obligation applicable l’exige, lorsqu’une demande valide d’une autorité compétente doit être traitée ou lorsqu’elles sont nécessaires à la protection de nos droits et de ceux de nos utilisateurs.

4. Conservation des données et autorisation relative aux cookies

Nous conservons les données personnelles pendant une durée proportionnée à la finalité pour laquelle elles ont été recueillies.

La durée est déterminée notamment selon :

Le temps nécessaire au traitement, à la livraison et au suivi d’une commande.
La durée nécessaire au traitement d’un retour, d’un échange, d’un remboursement ou d’une demande adressée au service client.
Les périodes de conservation nécessaires aux documents comptables, fiscaux et administratifs.
La nécessité de prévenir la fraude, de sécuriser les opérations ou d’établir, exercer ou défendre nos droits.
Le consentement donné pour une finalité déterminée, lorsqu’il constitue le fondement du traitement.

À l’expiration de la durée nécessaire, les informations sont supprimées, rendues anonymes ou conservées uniquement lorsque leur maintien reste nécessaire pour une finalité applicable.

Nous appliquons des mesures destinées à limiter les accès non autorisés et les risques d’altération ou de perte des informations. Selon la nature du traitement, ces mesures comprennent notamment la protection des transmissions, la limitation des droits d’accès, la réduction des données utilisées au strict nécessaire, le contrôle des opérations techniques, les sauvegardes nécessaires et des procédures de conservation et de suppression.

Pour les cookies soumis à votre autorisation :

Une information claire est présentée avant leur activation.
Vous pouvez accepter ou refuser les catégories concernées.
L’absence de consentement ne vaut pas acceptation.
Vous pouvez revenir sur votre choix à tout moment.
Le retrait de votre consentement doit pouvoir être effectué aussi simplement que son octroi.
Après le retrait, les opérations reposant uniquement sur ce consentement cessent pour les utilisations concernées.

Le retrait ultérieur de votre autorisation ne remet pas en cause les opérations effectuées de manière valable avant ce retrait.

5. Vos droits sur vos données

Vous pouvez exercer les droits correspondant au traitement de vos informations et à la base sur laquelle celui-ci repose.

Selon votre situation, vous pouvez notamment :

Demander l’accès aux données personnelles que nous détenons à votre sujet.
Demander la rectification d’informations inexactes ou la mise à jour d’informations devenues incomplètes.
Demander l’effacement de certaines données lorsque les conditions permettant leur suppression sont réunies.
Demander la limitation temporaire de certains traitements lorsque les conditions correspondantes sont remplies.
Vous opposer à certains traitements fondés sur nos intérêts légitimes lorsque votre situation le permet.
Demander la portabilité des données lorsque ce droit s’applique au traitement concerné.
Retirer à tout moment un consentement que vous aviez précédemment donné.
Cesser de recevoir une lettre d’information ou des communications commerciales auxquelles vous aviez volontairement souscrit.

Le retrait du consentement n’affecte pas les traitements valablement effectués avant ce retrait.

Pour exercer un droit, vous pouvez nous écrire à revenue@sovoiaroom.com en indiquant suffisamment d’informations pour nous permettre d’identifier la demande concernée. Lorsque nous avons un doute raisonnable sur l’identité de la personne présentant la demande, des informations strictement nécessaires à sa vérification peuvent être demandées.

Nous traitons les demandes dans les meilleurs délais et, en principe, dans un délai d’un mois à compter de leur réception. Lorsque la nature ou le nombre de demandes nécessite un délai supplémentaire, nous informons la personne concernée de la suite donnée à sa demande.

Vous pouvez également adresser une réclamation à l’autorité compétente chargée de la protection des données si vous estimez que le traitement de vos informations ne respecte pas vos droits.

6. Bases du traitement et Politique de protection des données (RGPD)

Chaque utilisation de données personnelles repose sur une finalité déterminée et sur une base correspondant à cette finalité.

Exécution du contrat : nous utilisons les informations nécessaires pour enregistrer et traiter votre commande, gérer le paiement, organiser la livraison, assurer le suivi et fournir les services directement liés à votre achat.
Consentement explicite : lorsque votre accord est nécessaire, nous recueillons votre choix avant le traitement concerné. Cette base peut notamment être utilisée pour l’inscription volontaire à une lettre d’information, certaines communications marketing et les cookies qui nécessitent votre autorisation. Vous pouvez retirer ce consentement à tout moment.
Respect d’une obligation légale : certaines informations doivent être conservées ou utilisées lorsque cela est nécessaire à des fins fiscales, comptables ou réglementaires.
Intérêts légitimes : certaines données peuvent être utilisées lorsqu’elles sont nécessaires à la sécurité de notre boutique en ligne, à la prévention et à la détection de la fraude, à l’amélioration du fonctionnement du site ou à la gestion de nos intérêts légitimes, à condition que ces intérêts ne prévalent pas sur vos droits et libertés.

Des explications complémentaires concernant nos principes de traitement et l’exercice de vos droits sont disponibles dans notre Politique de protection des données (RGPD).

7. Nous contacter

Pour toute question concernant la présente Politique de confidentialité, l’utilisation de vos données ou l’exercice de vos droits, vous pouvez nous contacter aux coordonnées suivantes :

Adresse de contact: 26-36 SAKURADAI, SK HEIGHTS AOBADAI 202, AOBA-KU, YOKOHAMA, KANAGAWA, 227-0061, JAPON

Téléphone du service client: +81 (802) 467 51 03

E-mail du service client: revenue@sovoiaroom.com

Horaires en ligne: du lundi au vendredi, de 9:00 à 12:00 et de 14:00 à 18:00 (heure d’Europe centrale, CET)